De admin onder de loupe, hoe dodelijk vervelend het ook is. Maar het is geen luxe, want admin ontpopt zich vaak als de achilleshiel van zelfstandig ondernemerschap. Er gaat gemakkelijk veel mis tussen de ZZP’er en zijn of haar administratie. Het is geen luiheid, anders waren we geen ZZP’er geworden. Het is iets anders, namelijk: geen fuck zin in. Begrijpelijk, maar we kunnen het niet leuker maken en tja jongens, dan máken we maar fucking zin. Het goede nieuws er achteraan is dat het zoveel moeite niet kost om die admin op orde te hebben.

Wij van de ZZP durven hier en nu alvast te wedden dan wij zo goed als allemaal wel een paar van die kloeke kartonnen jongens in de kast hebben staan. Jawel, de overbekende zwarte ordners van Debiteuren Crediteuren. Koop rustig een Apple en een boekhoudprogramma voor een berg geld, maar wij zeggen: er blijkt niets zo handig om alles wat belangrijk is voor het betere overzicht te bewaren in een paar van die ordners van 4,95 per stuk. Plus voor de back-up alles ook gescanned en opgeslagen op een externe schijf. Brand komt voor en dan loop je met zo’n schijf harder de deur uit dan met 12 zwarte mappen, zo is het ook wel weer.

Dat papieren archief lijkt vooral iets van de boomers onder ons, maar dat is een misverstand. Uiteindelijk houden wij er als mensen van alles keurig op papier te hebben. Ook al komt er nog zoveel aan admin digitaal de mailbox in stromen, we hebben toch het gevoel dat we veel zaakjes voor de zekerheid toch ook maar even uitgeprint willen bewaren. Een doorsnee mens in loondienst doet dat al met z’n loonstroken en wij – geen doorsnee mensen tenslotte – hebben als vrije ondernemers echt een serieus pak meer aan admin te herbergen.

Er waait altijd meer binnen dan we denken

Stel dat we nog maar net beginnen als ZZP’er, dan komt er al rap een leuke papierwinkel op gang. We noemen een inschrijving bij de Kamer van koophandel, een nieuwe tankpas, een nieuwe zakelijke credit card, nieuwe bankafschriften van een nieuwe zakelijke rekening, nieuwe zakelijke internet- en telefoon-aansluitingen, een nieuw zakelijk mobiel internetabonnement, de fakturen die we versturen, de facturen die we binnen krijgen, de BTW-aangiften en de onvermijdelijke stroom belastingditjes en -datjes die we van de fiscalist toegestuurd krijgen om nog maar niet te spreken wat er van de Belastingdienst zelf in huis komt.

Elk windje aan wijziging of mededeling wordt door dit instituut nog altijd in blauwe enveloppen op de post gedaan, online tijden of geen online tijden. Het zorgt er telkens weer voor dat we op momenten dat we het niet verwachten weer zo’n belasting envelop op de mat zien liggen. Als we die dan met bibberende vingers hebben geopend (shit het zal toch geen naheffing zijn?) blijkt het niet meer dan de mededeling dat iets nihil is of goed ontvangen. Het is allemaal zonde van het papier, maar sommige van die brieven willen we dan toch niet meteen in de prullenbak gooien. Die krijgen dus twee of vier gaten en verdwijnen voor je weet maar nooit in de ringband.

Oppakken en wegwerken

Gratis tip voor wie nog niet heel lang bezig is: maak korte metten met de admin. Beter elke dag een uurtje beetpakken, doornemen, weggooien en opbergen dan laten liggen voor eh… doe ik van ’t weekend wel even. Hele volksstammen maken de fout om binnen gekomen enveloppen nog ‘even’ naast de fruitschaal te leggen, bij het bakje met sleutels in de hal of los op de stapel naast de computer. Het voornemen om het ‘dit weekend’ wel even te doen, blijkt gaandeweg boterzacht te worden en is volledig gesmolten als het weekend er is. Drie weekendjes later blijkt wat eerst nog een relatief klein klusje zou zijn geweest uitgegroeid tot een berg admin waar het Europese parlement nog een puntje aan kan zuigen.

Het is domweg even een kwestie van wennen. Per dag is de admin in no time geregeld, per week wordt dat al iets om tegenop te zien. En per maand? Dat is vragen om problemen, vergeten rekeningen, verlies van overzicht. Zelfs vandaag de dag zijn er nog steeds ZZP’ers die uiteindelijk alles in een schoenendoos naar de boekhouder brengen. Nog afgezien van het gezucht dat er dan bij die beste man vandaan komt, er komt ook nog ‘ns een onnodig dikke rekening achteraan. Uitzoeken van achterstallige admin kost altijd meer tijd en moeite en dat is zonde geld.

Admin is kut, het is taaie kost, er is altijd wel iets leukers te doen en als het goed is hebben we het ook hartstikke druk – maar het hoort erbij en er zijn al legio ZZP’ers ten onder gegaan aan vergeten BTW-afdrachten, te laat geopende rekeningen en andere admin drama’s. Dus maak er een gewoonte van, een half of heel uurtje per dag aan de admin. Neem door wat er ligt, jaag er gaten in en in de ringband ermee. Beter een vol lopende ordner dan een kop vol zorgen over rekeningen en aanmaningen die misschien wel of misschien niet betaald zijn.

Dan het puntje aftrekposten

Een van de op het oog aantrekkelijke kanten van voor onszelf werken, is dat we kosten die we voor ‘de zaak’ maakt, fijn kunnen aftrekken. De bonnetjes waar we in loondienst niks mee konden, kunnen we als ZZP’er eindelijk een leuke bestemming geven. Toch is het goed om even stil te staan bij wat dat nou eigenlijk zijn, aftrekposten. Want zoals elk nadeel z’n voordeel heb, heb ook elk voordeel een nadeel.

Het is simpel: wat we uitgeven, houden we niet over. Een nogal ontnuchterende constatering die een beetje boekhouder of fiscalist ons vast wel meegeeft aan het begin van ons ondernemerschap. Het is goed om dat te onthouden. Aftrekposten heten aftrekposten omdat het gaat om, hier komt de omschrijving uit lesboek financiële zaken: kostenposten die gemaakt worden in het kader van ondersteunende bedrijfsactiviteiten en daardoor van de bruto jaarwinst kunnen worden afgetrokken. Met andere woorden: we betalen de onkosten hoe dan ook vooruit en uit eigen zak.

Het enige wat we ermee bereikten is dat we er de uiteindelijke winst mee reduceren, waardoor we, als we vanuit een holding werken, mogelijk minder vennootschapsbelasting hoeven betalen. Soms kan dat inderdaad nogal wat schelen. Maar soms zou wat meer cash overhouden aan het eind van het jaar weer handig geweest kunnen zijn voor bepaalde investeringen in apparatuur, website of nieuwe lease-auto. Toch wel een beetje jammer als je dat dan hebt weg gegeten in restaurants of weg gesmokkeld in reis- en verblijfskosten van een duur uitgevallen vakantie en al te luxe daagjes weg met het gezin. En dat best pittig geprijsde nieuwe horloge kun je zelf wel zien als een zakelijke uitgave, maar denkt de Belastingdienst er ook zo over?

Maak het niet te bont met de bonnetjes

Die verleiding is er altijd. Die boekhoudkundige omschrijving van de aftrekpost biedt een prettig ruim kader voor het indienen van bonnetjes die niet helemaal met bedrijfsactiviteiten te maken hebben. Er zijn mensen die er een sport van maken om de randjes op te zoek van wat mag, al was het maar voor het vrolijk makende gevoel dat grote belastingapparaat een kleine loer te draaien. Voor ZZP’ers in dienstverlenende beroepen – consultants, fiscalisten, marketing- en reclame adviseurs, makelaars, etc. – die toch al regelmatig onderweg zijn en aantoonbaar buiten de deur eten is het altijd gemakkelijk om ook privé diners en -reisjes op te voeren als ‘new business’ of ‘representatie’. Plus een paar tankbeurten met de auto van je partner, van die dingetjes. Zo wordt er links en rechts nog aardig wat gegoocheld met bonnetjes en rekeningen.

Wij van de ZZP zijn tenslotte ook maar mensen. Niets menselijks is ons vreemd. Maar toch, maak het niet te dol. Bij de Belastingdienst gaan ze dan gemiddeld wel graag op tijd naar huis, er is altijd ergens in dat kantoor zo’n rakker die zich graag via de rug van de hard werkende sappelaar een weg naar boven wil klunen. Steekproefgewijs wordt er dan eens echt werk gemaakt van een jaarrekening – vaak van jaren terug – en krijgen we ineens allerlei vragen over gemaakte onkosten en bonnetjes die niet direct te rijmen zijn met gezonde bedrijfsvoering. Op z’n minst is het een hoop gezeur waar we toch wel even antwoord op moet geven. Op z’n ergst leidt het tot een naheffing plus een rood kruisje achter onze naam voor de nabije toekomst. Het is voor ieders overweging natuurlijk, maar we kunnen het leven ook te spannend maken.